02.11.06 – Europaweit gehen Unternehmen von einer weiter steigenden Anzahl an Geschäftsreisen aus, so ein zentrales Ergebnis der zweiten AirPlus International Travel Management Studie. Allerdings scheint das Sparpotenzial bei den direkten Kosten größtenteils ausgeschöpft zu sein. Künftig wollen Unternehmen den Fokus verstärkt auf die Vereinfachung von Prozessen und ein effektives Controlling legen.

Jedes zweite Unternehmen erwartet künftig mehr Geschäftsreisen.

Besonders ausgeprägt ist diese Einschätzung in den deutschsprachigen Ländern sowie den USA. Vor allem bei Flugreisen und Übernachtungen hat sich diese Erwartung im Vergleich zu 2005 noch einmal verstärkt. Jedes zweite Unternehmen rechnet deshalb mit steigenden Reisekosten. 55 Prozent der Firmen kalkulieren mit steigenden Ausgaben für Flugtickets, bei Übernachtungen erwarten dies 46 Prozent. Unternehmen mit einem geringeren Reisevolumen gehen dabei allgemein seltener davon aus, dass die Reisekosten ansteigen werden. „Unabhängig von der Unternehmensgröße bestätigt sich in der zweiten Auflage unserer Studie, dass der Sparwunsch bei Geschäftsreisen nach wie vor stark ausgeprägt ist“, kommentiert AirPlus Geschäftsführer Patrick W. Diemer die Ergebnisse. Da allerdings das Sparpotenzial durch Firmentarife weitgehend ausgereizt sei, müssen Unternehmen den Blick stärker auf Alternativen und auf ihre Prozesse richten. Nur so könnten sie ihre Reisen genauer analysieren und damit gezielter steuern.

Firmenraten gefragt, Einsparungen leicht rückläufig

Um die Geschäftsreiseausgaben zu minimieren, verhandeln viele Unternehmen direkt mit den Reisedienstleistern. 2006 wurden die Einsparungen durch Firmentarife auf durchschnittlich 17 Prozent beziffert. Obwohl die Nutzung von Firmenraten in allen Ländern zugenommen hat, sind die dadurch erzielten Einsparungen im Vergleich zum Vorjahr teilweise rückläufig – so bei Flug und Mietwagen. Bei Übernachtungen und Bahnreisen konnten Unternehmen dagegen ein höheres Einsparvolumen als 2005 realisieren. Ein anderer Trend zeigt sich in Deutschland: Hier ist die Nutzung von speziellen Firmentarifen bei allen Leistungsträgern zurückgegangen.

Reiserichtlinien: Die Schrauben werden angezogen

Unternehmen definieren zunehmend Reiserichtlinien - für Europas Reiseverantwortliche eine wichtige Stellschraube, um Kosten zu senken. Insgesamt ist der Anteil der Unternehmen ohne Regelwerk im Vergleich zu 2005 um gut 3 Prozent gesunken (2006: 21 Prozent). Und dort, wo es bereits Richtlinien gibt, wird verstärkt auf ihre Einhaltung geachtet (2005: 91 Prozent, 2006: 94 Prozent). Der Großteil der Befragten (43 Prozent) geht sogar davon aus, dass die Reiserichtlinien im eigenen Unternehmen künftig verschärft werden, wobei die südeuropäischen Länder dieses Thema gelassener sehen: In Italien, Spanien oder Portugal erwartet nur jeder Dritte strengere Richtlinien. In den Geschäftsreisemärkten, die als traditionell hoch entwickelt gelten (z. B USA oder Großbritannien), werden Restriktionen wesentlich häufiger als Möglichkeit gesehen, dem schwindenden Sparpotenzial bei den direkten Reisekosten entgegenzuwirken.

Mittelstand hat Blick für das Geschäftsreise-Management geschärft

Kleine und mittelständische Unternehmen sind sich der Einsparpotenziale eines professionellen Travel Managements bewusst, allerdings gibt es in der Umsetzung gegenüber großen Unternehmen noch einen deutlichen Nachholbedarf. 15 Prozent der Mittelständler haben noch immer keine Reiserichtlinien, was eine effiziente Steuerung erschwert und Einsparpotenziale verschenkt. Bei den Unternehmen mit niedrigem Reisevolumen sind es sogar 35 Prozent. Jedes zweite mittelständische Unternehmen erhält seine
Rechnung ausschließlich auf Papier und verzicht darauf, durch den Einsatz von elektronischen Rechnungen die internen Kosten bei der Abwicklung von Geschäftsreisen deutlich zu senken.

Controlling dominiert das Travel Management der Zukunft

Die Perspektiven für das Travel Management sind klar: Wenn die Kosten reduziert werden sollen, müssen Unternehmen ihre Controlling-Aktiviäten verstärken und besser analysieren – das sehen 81 Prozent der Befragten so. Eine hochwertige Analyse verschafft ihnen eine bessere Ausgangsbasis für die Verhandlungen der Firmentarife. Wenn auch die Auswertungsintensität gegenüber dem Vorjahr mit 82 Prozent stabil geblieben ist, belegen die Ergebnisse der Studie dennoch eine wachsende Professionalisierung: Inzwischen verwenden 42 Prozent der Unternehmen spezielle Analysetools (2005: 32 Prozent). Zum Vergleich: In Großunternehmen mit einem hohen Reisevolumen liegt dieser Wert im Durchschnitt bei 57 Prozent. Dabei decken oft erst professionelle Reports die Kostentreiber und Sparmöglichkeiten im Unternehmen wirklich auf. „Unsere aktuelle Studie belegt den internationalen Trend zu fortschreitender Standardisierung und Professionalisierung in allen Bereichen des Geschäftsreise- Managements. Dabei spielt die Unternehmensgröße und das Herkunftsland nur eine untergeordnete Rolle“, so Patrick W. Diemer.

Die Studie

Auch in diesem Jahr wurde die Umfrage vom internationalen Marktforschungsinstitut Ipsos Loyalty im Auftrag von AirPlus durchgeführt. Befragt wurden insgesamt über 1000 repräsentativ ausgewählte Travelmanager aus 10 Ländern (Frankreich, Großbritannien, Deutschland, Italien, Schweiz, Spanien, Niederlande, Österreich, Portugal und den USA). Durch die Untergliederung in Firmen mit geringem, mittlerem und hohem Reisevolumen zeigen sich auch Trends zwischen den Unternehmensgrößen. Eine Management Summary der Studie ist unter www.airplus.com abrufbar.