(pte, 17. Jul 2001) - Auch bei vorhandener Mikrover- filmung müssen Unternehmen ihre Daten ab 2002 elektronisch archivieren. Dies geht aus einem bislang unveröffentlichten Entwurf des Bundesfinanzministeriums zur Änderung der Abgabenordnung hervor, den der Verband Organisation und Information (VOI) in Auszügen vorgestellt hat.
Die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" vom 4. Mai bringen gegenüber dem Entwurf vom 6. Oktober vergangenen Jahres einige Neuerungen mit sich. Das Grundprinzip der Online-Prüfung bleibt zwar bestehen. Voraussetzung dafür ist laut VOI allerdings eine Online-Datenhaltung beziehungsweise Archivierung.
Wer im Rahmen der Vorsteuer-, Umsatzsteuer-Erklärung elektronisch abrechnet, benötige nach dem neuen Entwurf die digitale Signatur. Dies ist ausdrücklich anders als die bisherige Praxis der Grundsätze ordnungsgemäßer EDV-Buchhaltung. Diese Art der Speicherung auf einem Datenträger lässt nämlich keine Änderungen mehr zu.
Für die Unternehmen bleibt die Herausforderung bestehen, Daten und Dokumente über einen Zeitraum von zehn Jahren verfügbar zu halten. Da ein Vorhalten in den Buchhaltungssystemen bei vielen Firmen nicht möglich und wirtschaftlich sei, bestehe die dringende Notwendigkeit, Archivsysteme rechtzeitig bis zum 1. Januar 2002 einzuführen. Die Verwendung von COM-Verfahren helfe ab Januar 2002 nicht weiter, da auf jeden Fall eine Doppelablage in maschinenlesbarem Format notwendig sein werde.