(12.1.03) - - Europäische Unternehmen versäumen es, ihre Ausgaben für die Herstellung und Pflege von Dokumenten nachzuvollziehen - Aufwendungen, die sich schnell auf Hunderte Milliarden Euro im Jahr belaufen können. Dies stellt die Studie “Documents, People and Technology: A European Perspective" fest. Bereits zum zweiten Mal hat Xerox eine unabhängige Marktstudie im industriellen Sektor in Auftrag gegeben. Das Unvermögen oder die mangelnde Bereitschaft fast der Hälfte der europäischen Unternehmen, ihre Dokumenten-bezogenen Kosten zu überwachen, hat wahrscheinlich direkte Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis - zu einer Zeit, in der die Kostenkontrolle eine Schlüsselrolle einnimmt.

Dies ist die Quintessenz einer Studie, die das internationale Marktforschungsinstitut MORI Telephone Surveys für Xerox unter 1.004 Geschäftsführern und ihren Stellvertretern in sechs europäischen Ländern durchgeführt hat. Obwohl es sich bei der Mehrheit der Befragten um Unternehmensentscheider aus den Bereichen IT, Personalwesen, Beschaffungswesen und Finanzen handelt, geben 49 Prozent von ihnen an, keine Kosteneinschätzung bezüglich Dokumenten-bezogener Ausgaben treffen zu können. Deutschland bildet hier keine Ausnahme: 47 Prozent der von MORI befragten deutschen Entscheidungsträger wissen nicht, wie viel Geld ihr Unternehmen jährlich für Dokumente aufbringen muss.

Nach Berechnungen von Xerox verbrauchen Unternehmen zwischen fünf und 15 Prozent der jährlichen Einnahmen für den Dokumenten-Lebenszyklus, der alle Aspekte der Dokumenten- produktionen und -pflege umfasst. Jonathan Leaper, europäischer Marketing Manager von Xerox Business Services, sagt: “Wir schätzen, dass sich die Dokumentenkosten in den sechs untersuchten europäischen Ländern jährlich auf über 300 Milliarden Euro belaufen. Nach unserer Erfahrung könnten in einem Unternehmen durch Monitoring und aktives Dokumenten- Management zwischen zehn und 30 Prozent der Kosten für den Dokumenten-Lebenszyklus eingespart werden. Die Studie deutet daraufhin, dass in europäischen Unternehmen Hunderte von Millionen Euro vollkommen unnötig ausgegeben werden."

“Den Befragten ist die Bedeutung von Dokumenten für die Neukundengewinnung und die Bestandskundenpflege durchaus klar", so Leaper. “Diese Einsicht findet jedoch keine Berücksichtigung in einer entsprechenden finanziellen Kontrolle. Die Unternehmen brauchen eindeutig professionelle Unterstützung - und sei es nur, um nicht unnötig Geld zu verschwenden. Dieser Faktor kann in der momentanen wirtschaftlichen Situation den Unterschied zwischen Gewinn und Verlust ausmachen."