Die Dokumenten-Management Branche jubelt: digitale Archivie- rung wird Pflicht. Schön wär’s – für die Hersteller. Kleindienst rät zur Vorsicht. Die Kunden sollten sich kompetent beraten lassen, bevor sie sich für eine neue Archivierungslösung entscheiden. Erst eine Untersuchung der Geschäftsprozesse und Dokumenten- flüsse im Unternehmen gibt Aufschluss darüber, ob und welche Lösung notwendig oder sinnvoll ist.

opm - 26.09.2001 - Das neue Signaturgesetz als Teilgesetz des Informations- und Kommunikationsdienstegesetzes (IuKDG) ist in Kraft und stellt elektronische Dokumente bei Verwendung der elektronischen Signatur Papierdokumenten rechtlich gleich. In Folge wurde die Abgabenordnung (AO) auf den elektronischen Geschäftsverkehr angepasst. Aus dem Schreiben zu den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) des Bundesministerium für Finanzen vom 16.7.2001 geht klar hervor, dass originär elektronisch erzeugte und übermittelte Dokumente künftig sechs oder zehn Jahre revisionssicher elektronisch archiviert werden müssen, den Prüfern der direkte Lesezugriff auf alle steuerlich relevanten Dokumente dieser Art – und zwar nur auf diese – ermöglicht werden muss und dass sie von den Unternehmen auch maschinelle Auswertungen nach ihren Vorgaben anhand der im System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangen können. Nach Ende der Übergangszeit im Jahr 2002 kann die Nichterfüllung dieser Voraussetzungen zum Verlust des Testates über die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung führen.

So weit die Fakten. Heißt das nun, dass elektronische Archivie- rung Pflicht wird, wie viele Hersteller im Dokumenten-Manage- ment-Umfeld behaupten? Detlev Legler, Geschäftsführer Kleindienst Solutions GmbH & Co. KG: „Das kann man so pauschal einfach nicht stehen lassen.

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