Nach einer Mitteilung der BGA hat die OFD Frankfurt a. M. mit Verfügung vom 24. Mai 2002 die Frage verneint, ob Lieferanten anhand ihrer eigenen Unterlagen Archivierungs-CDs für ihre Kunden selbst erstellen können, so dass die Kunden auf die Aufbewahrung der Lieferscheine, die ihnen vom Lieferanten ursprünglich zugesandt worden sind, verzichten können.

Die OFD Frankfurt a. M bekräftigt damit die Auffassung der OFD Hannover, über die der BGA bereits im vergangenen Jahr berichtet hat. Lieferscheine sind als empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO oder bei Verwendung als Buchungsbeleg nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO aufzubewahren. Gemäß § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO können in Papier empfangene Lieferscheine dabei auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Dies setzt u. a. voraus, dass die Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt. Dabei müssen alle auf dem Original angebrachten Vermerke erhalten bleiben. Aufzubewahrende Unterlage i. S. des § 147 Abs. 2 AO kann folglich nur der Lieferschein sein, der dem Kunden zeitnah mit der jeweiligen Lieferung im Original zugegangen ist. Allein mit Aufbewahrung der Archivierungs-CD, die anhand der Daten des Lieferanten erstellt worden ist, erfüllt der belieferte Kunde seine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten folglich nicht. Die Archivierungs-CD gibt nämlich nicht die Originale des aufbewahrungspflichtigen Kunden wieder, sondern Unterlagen eines Dritten.