(pts, 20. Jul 2001) - Im Umfeld eines E-Mail-Systems kann jeder Teilnehmer/Benutzer, jede Information gleich welcher Art an jeden Teilnehmer/Empfänger im Intra- beziehungsweise Internet versenden und empfangen, ohne dass die sogenannten "Standardanwendungen" hierfür Sicherheitsebenen bereitstellen. Sie gewährleisten nicht die Anforderungen an strukurierte Unternehmensabläufe und verfügen nicht über Funktionen zur Umsetzung dieser Anforderungen beziehungsweise Notwendigkeiten. Mit dem neuen E-Mailflow Signature Server setzt die DocMan AG, Hamburg, auf das verstärkte Sicherheitsbedürfnis der Unternehmen im E-Mail- Verkehr.
In strukturierten Unternehmen ist es üblich, dass Dokumente und Briefe, je nach Art respektive Inhalt und/oder Vertraulichkeitsgrad entsprechend der Hierachie von mehr als einer Person unterschrieben werden.
Das Ausserachtlassen dieses Sicherheitsaspektes unterbricht die strukturierte Informationskette. Die Folgen: Dokumente und Informationen verlassen und erreichen die Unternehmen unkontrolliert, was zu erheblichem Schaden führen kann.
Der E-Mailflow Signature Server gewährleistet anhand einer zentral eingerichteten Struktur (Hierarchie)des Unternehmens, dass E-Mails entsprechend der Hierarchie (Unterschriftenpriorität) mit allen rechtsverbindlichen Unterschriften automatisch versehen werden.
Enthalten interen E-Mails bestimmte Schlüsselwörter wie beispielsweise Urlaubsantrag, Kündigung oder Bewerbung, aktiviert das E-Mail-System gezielt dafür vorgesehene Arbeitsabläufe.
Im Rahmen des Knowledge-Managements überprüft der DocMan E-Mailflow Signature Server jede E-Mail und stellt sie entsprechend den erstellten Regeln und der sich aus der Hierarchie ergebend, dem richtigen Mitarbeiter zu.
Ferner prüft das Tool in einem vom Administrator vorgegebenen Zeitintervall, welche Mitarbeiter am E-Mail- Server angemeldet sind und/oder für welche der Abwesenheitsassistent aktiviert ist, um aus zeitkritischen Gesichtspunkten sicherzustellen, dass für eine weitere Unterschrift kein Mitarbeiter angefordert wird, der nicht erreichbar ist.

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